Tutanağa defterin nasıl kaybolduğu ve sorumlu kişilerin adı yazılır. Sorumlu öğretmen ve o günkü nöbetçi öğretmen isimleri ile nöbetçi müdür yardımcısı imzalar. Sorumlu olan kişi için gerekli işlemler yapılır. Yeni bir sınıf defteri hazırlanır o tarihten itibaren defter tekrar doldurulur.